Privatlivspolitik for ansøgere

Ansøgere: Behandling af personoplysninger før ansættelsen


Baggrund

Du oplyses hermed om, at OBTON A/S, OBTON Forvaltning A/S (herefter benævnt ’Obton’) behandler personoplysninger om dig i forbindelse med din ansøgning. Ansætter vi dig, vil du modtage vores privatlivspolitik, der gælder under og efter et ansættelsesforhold.

Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

OBTON A/S
Silkeborgvej 2
8000 Aarhus C
obton@obton.com
+45 86 26 12 00
cvr.: 31596106


Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Vi har ikke en databeskyttelsesrådgiver, da vi ikke er forpligtede til at udpege en. Vi har derimod en person, der er ansvarlig for alle spørgsmål vedrørende Obtons anvendelse af personoplysninger. Du kan henvende dig med evt. spørgsmål til Kristine Martin Berg på gdpr@obton.com

Formål

Anvendelsen af dine oplysninger sker for at kunne gennemføre en ansættelsesproces. Vi skal således kunne vurdere ansøgeres egnethed til den stilling, vi søger at få besat ved at behandle oplysninger om eksempelvis uddannelse, tidligere beskæftigelse mv.

Kategorier af personoplysninger og hvor personoplysningerne stammer fra

Under en ansættelsesproces behandler vi først og fremmest de oplysninger om dig, som du vedlægger i din ansøgning med bilag. Det vil sige almindelige personoplysninger som navn, uddannelse og erfaring.

Har du særlige behov, du oplyser os om, kan det betyde, at vi også behandler følsomme personoplysninger i form af sundhedsoplysninger.

Derudover indsamler vi efter omstændighederne oplysninger om dig gennem samtaler, referencer, kreditvurderingsbureauer og tests eller ved at søge på nettet eksempelvis gennem Google eller på sociale medier såsom eksempelvis LinkedIn og Facebook.

Referencer indhentes dog alene efter særskilt aftale med dig.

Såfremt stillingen, der søges besat, udløser særlige krav efter den finansielle lovgivning (fit & proper-vurdering), må du forvente, at vi kræver de i den forbindelse relevante oplysninger om dig.

Retsgrundlag

For at indsamle, anvende og eventuelt videregive personoplysninger om dig skal vi have et lovligt grundlag efter databeskyttelsesreglerne, herunder især databeskyttelsesforordningen og -loven. 

Når vi behandler personoplysninger om ansøgere sker det som udgangspunkt på baggrund af det samtykke, der ligger i, at man af egen fri vilje sender os oplysninger om sig selv. Vi kan således både behandle almindelige, fortrolige og følsomme personoplysninger på baggrund af dit samtykke.

Det samme gælder oplysninger om strafbare forhold, hvor du skal give samtykke til, at vi kan indhente en straffeattest ved politimyndigheden. Se således databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (almindelige personoplysninger), og artikel 9, stk. 2, litra a, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 3 (følsomme personoplysninger), samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 (oplysninger om strafbare forhold).

Det kan også efter omstændighederne ske, at vi behandler almindelige personoplysninger på baggrund af en legitim interesse, hvis vores interesse overstiger din interesse i, at vi ikke behandler personoplysningerne. Se således databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Inden vi i den konkrete ansættelsesproces anvender legitime interesser som grundlag, udfører og dokumenterer vi vurderingen af, at vi kan anvende legitime interesser som grundlag.

Endelig behandler vi personoplysninger, såfremt lovgivningen siger, at vi har ret eller pligt til at gøre det. Dette gælder eksempelvis ved fit & proper-vurderinger efter den finansielle lovgivning.

Modtagere eller kategorier af modtagere 

Ovenfor er det angivet, at vi indsamler personoplysninger om dig fra andre kilder. Denne indsamling kræver således, at vi videregiver visse personoplysninger om dig. Vi videregiver således efter omstændighederne personoplysninger om dig til dine referencer, kreditvurderingsbureauer, testleverandører, søgemaskiner som Google samt sociale medier, herunder LinkedIn og Facebook.

Husk: Vi videregiver aldrig flere personoplysninger til de ovennævnte modtagere end strengt nødvendigt. Det vil sige, at vi altid er opmærksomme på, at modtageren kun får de oplysninger om dig, de skal bruge, og ikke flere. 

Dine personoplysninger opbevares endelig hos vores databehandlere, som leverer eksempelvis hosting af vores it-systemer og mail.

Overførsel til modtagere i tredjelande 

Vi overfører som udgangspunkt ikke ansøgeres personoplysninger til tredjelande. Dog kan overførsel ske i forbindelse med søgning på nettet og på sociale medier. Her er vi afhængige af, at den pågældende søgemaskine og det pågældende sociale medie til enhver tid har sikret, at der er et lovligt overførselsgrundlag efter kapitel V i databeskyttelsesforordningen til stede.

De amerikanske sociale medier vil således almindeligvis anvende EU – U.S. Privacy Shield, med mindre de anvender EUs standardbestemmelser om databeskyttelse. Sociale medier, der ikke er amerikanske, anvender som udgangspunkt EUs standardbestemmelser om databeskyttelse ved overførsel.

Det tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret 

De opbevarede persondata vil blive slettet, når de ikke længere er nødvendige. Obton tilstræber derfor, at alle personoplysninger løbende slettes, når personoplysningerne ikke længere tjener et formål. 

Ansøgninger, tests, referencer mv. slettes således, når Obton har afsluttet ansættelsesproceduren, og det således er sikkert, at en ansøger ikke vælges.

 

Dine rettigheder 


Generelt 

Du skal være opmærksom på, at det ikke er alle rettigheder, der kan anvendes i fuldt omfang i alle tilfælde. Eksempelvis sletter vi ikke oplysninger, som vi skal opbevare i henhold til lovgivningen, eller hvis vi af anden grund måtte være berettigede til at opbevare personoplysningerne fortsat.

Det kan også være, at din brug af dine rettigheder ikke medfører det resultat, du håber på. 

Rettighederne 

Du kan på ethvert tidspunkt trække et eventuelt samtykke tilbage. 

Du kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, ligesom du kan få berigtiget eventuelle forkerte eller mangelfulde personoplysninger. 

Du kan få personoplysninger slettet.  

Du kan kræve, at vi begrænser anvendelsen af personoplysningerne. Du kan også gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne. 

Du kan desuden få visse af dine personoplysninger overført digitalt (ret til dataportabilitet). 

Vi er endelig forpligtede til at underrette enhver modtager, som personoplysningerne er videregivet til, om enhver berigtigelse eller sletning eller begrænsning af behandlingen, medmindre dette viser sig umuligt eller er uforholdsmæssigt vanskeligt. Vi oplyser dig om, hvem der har modtaget en kopi af personoplysningerne, hvis du anmoder om det.  

Ønsker du at gøre brug af disse rettigheder, skal du henvende dig på gdpr@obton.com

Skal du give os personoplysningerne? 

Det er nødvendigt, at du lader os behandle de relevante personoplysninger – ellers kan vi ikke gennemføre ansættelsesprocessen.

Klage

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, bedes du sende en e-mail med detaljerne i din klage til gdpr@obton.com. Vi vil behandle klagen og vende tilbage. 

Du har også ret til at klage til Datatilsynet over Obtons behandling af dine personoplysninger.  

For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet henvises til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk